PlaynVoice im Einsatz: Der Weg zur effizienteren Dokumentation

Dokumentation in der Psychotherapie – eine Herausforderung?

Die Psychotherapeutische Praxis Ferrari GmbH in Wetzikon bietet seit 2011 Psychotherapie, Psychoanalyse und psychologische Beratung an. Das erfahrene Team aus 17 Psychotherapeut:innen und einem Psychiater unterstützt Patient:innen bei einer Vielfalt von Anliegen.

In der Psychotherapie spielt eine effiziente Dokumentation eine zentrale Rolle. Viele Psychotherapeut:innen suchen nach einer digitalen Lösung, die den Dokumentationsaufwand reduziert, ohne an Qualität zu verlieren. Nicola Ferrari, Psychologe, Psychoanalytiker PSZ und eidgenössisch anerkannter Psychotherapeut, suchte nach einer effizienten Möglichkeit, seine Dokumentation zu optimieren. Die bisherige Vorgehensweise war zeitaufwendig und stellte ihn vor Herausforderungen, insbesondere bei der Erstellung von Berichten. Hier setzt PlaynVoice an – eine innovative, KI-gestützte Dokumentationslösung für Psychotherapeut:innen. Die KI transkribiert Gespräche und erstellt automatisch strukturierte Notizen. So bleibt mehr Zeit für die therapeutische Arbeit, während gleichzeitig die Dokumentationspflicht professionell erfüllt wird.

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Zeitaufwand und Gedächtnisbelastung: Die zentrale Problematik

Die manuelle Dokumentation therapeutischer Sitzungen kostet viele Psychotherapeut:innen täglich wertvolle Zeit. Sie stellt eine zentrale Anforderung im Praxisalltag dar. Ohne eine effiziente Methode entsteht ein erheblicher Aufwand für das Verfassen von Berichten und das Nachvollziehen vergangener Gespräche. Dies kann die Arbeitsbelastung erhöhen und wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Je nach Sitzung benötigen Psychotherapeut:innen zusätzlich wenige bis Dutzende Minuten pro Sitzung für die Dokumentation. Hochgerechnet bedeutet das mehrere Stunden pro Woche, die für die eigentliche Arbeit mit Patient:innen fehlen.

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„Wenn ich einen Bericht schreiben musste, musste ich mich auf mein Gedächtnis abstützen und das war nicht immer ideal.“‍

Nicola Ferrari

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Es galt also, eine Lösung zu finden, die die Dokumentation erleichtert und gleichzeitig präzise, nachvollziehbare Notizen liefert.

Die Hauptprobleme bestanden in:

• Hohem Zeitaufwand für das Schreiben von Berichten
• Schwierigkeit, wichtige Details korrekt zu erfassen
• Erhöhter kognitiver Belastung durch das Rekonstruieren von Gesprächsverläufen

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Effizienter dokumentieren mit KI

PlaynVoice ermöglicht eine automatische Transkription von Gesprächen und generiert daraus strukturierte Notizen, die sich leicht in den Praxisalltag integrieren lassen. Nicola wurde durch eine Kontaktaufnahme über LinkedIn auf das Tool aufmerksam. 

Die PlaynVoice-Lösung: Automatisierte Dokumentation für mehr Effizienz. Da er neugierig auf neue Möglichkeiten zur Optimierung seiner Dokumentation war, wollte er herausfinden, wie PlaynVoice ihn in seinem Praxisalltag unterstützen kann. Besonders interessierte ihn, ob das Tool eine Entlastung im Arbeitsalltag schaffen und eine effiziente Lösung für die Dokumentation bieten könnte.

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Einfache Einführung und schnelle Integration in den Praxisalltag

Der Therapeut war von Anfang an offen für neue Lösungen und entschied sich schnell, PlaynVoice auszuprobieren. Er beschreibt sich selbst als jemand, der gerne Neues testet und schnell Potenzial erkennt. Die Einführung des Tools verlief unkompliziert und die Nutzung empfand Nicola als sehr intuitiv und in Minuten anwendbar und hat schon bei der Sitzung den Mehrwert bewiesen. Besonders hervorgehoben wurde die Unterstützung durch den Support.

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 „Der Support ist sehr gut. Man kann jederzeit Fragen stellen und bekommt schnell eine hilfreiche Antwort. Das läuft gut.“

Nicola Ferrari

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Um den individuellen Anforderungen besser gerecht zu werden, wurde zudem eine optimierte Vorlage entwickelt, die es ermöglicht, zentrale Inhalte effizient zu erfassen und in übersichtlicher Form festzuhalten. Diese Anpassung führte dazu, dass PlaynVoice noch gezielter in den Arbeitsalltag von Nicola Ferrari integriert werden konnte.

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Mehr Struktur, weniger Aufwand

Die Nutzung von PlaynVoice führte zu einer deutlichen Verbesserung des Dokumentationsprozesses und brachte mehrere Vorteile mit sich:

• Vollständigkeit der Erfassung: Durch die technische Unterstützung und die gesteigerte Effizienz kann vollständiger dokumentiert werden.
• Strukturierte und präzise Notizen: Die generierten Notizen ermöglichen eine schnellere Nachvollziehbarkeit objektiver Informationen, erleichtern die Berichterstellung und sorgen für eine konsistente Dokumentation. Insbesondere auch Symptome werden sehr gut erfasst. Emotionale und kreative Sitzungsprozesse müssen meistens weiterhin ergänzt werden, wofür aber mehr Ressourcen übrig bleiben.
• Optimale Differenzierung von Gesprächsinhalten: PlaynVoice erkennt relevante Passagen und filtert unwesentliche Informationen heraus.
• Verbesserte Arbeitsqualität: Bei der Erstellung von Berichten reduziert sich die kognitive Belastung spürbar. Das minimiert mentale Belastung für die Erstellung dieser Dokumentation.
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„Ich staune oft, wie gut PlaynVoice gelernt hat zu unterscheiden, was der Inhalt des Patienten ist und was etwa eine Mitteilung der/des Psychotherapeut:in ist.“

Nicola Ferrari  

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Ein weiterer Vorteil liegt in der erhöhten Sicherheit, dass alle relevanten Inhalte zuverlässig dokumentiert sind. Dadurch entsteht eine grössere Verlässlichkeit in der Praxisführung und im Austausch mit anderen Fachkräften.

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„Es wird immer besser und ich sehe, wie gut und schnell die Fortschritte passieren.“

Nicola Ferrari  

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Fazit: Mehr Zeit für Therapie, weniger Aufwand für Dokumentation

Kernergebnisse:

• PlaynVoice verbessert die Vollständigkeit und Qualität der Dokumentation erheblich und optimiert den Praxisalltag.
• Die generierten Notizen sind hinsichtlich objektiver Informationen und Symptomatik strukturiert, präzise und erleichtern die Nachbereitung von Sitzungen.
• Die kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht eine stetige Anpassung an die Bedürfnisse der Nutzer:innen. 

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